Es una de las mejores herramientas para gestionar y organizar los horarios de todo el personal de la empresa, capaz de automatizar los procesos de almacenamiento de la información relativa a la duración de las vacaciones, asignar los días libres de una manera clara y elaborar estrategias de trabajo distintas en función del reparto de días libres del equipo humano.

La función de un software de vacaciones y sus propuestas empresariales

Este tipo de programas cuentan con aplicaciones específicamente diseñadas para el entorno empresarial que permiten elaborar un calendario para todo el personal, indicando festivos nacionales y locales y que permite personalizar la distribución de días libres de manera individualizada. En las grandes empresas, cuyas plantillas se cuentan por miles, contar con un programa que organice y calcule de manera automática los días libres de cada miembro es indispensable. Además, con la aprobación de la ley que establece el obligatorio registro de la jornada para combatir las horas extras no pagadas y el absentismo laboral, muchos programas cuentan con funciones combinadas para aunar los registros diarios de inicio y finalización de la jornada al tiempo que establece el reparto de los días de vacaciones consensuado con la empresa. El software calcula las horas trabajadas de manera semanal, mensual y anual, contabilizando las horas reales de trabajo y adecuando los contenidos y el reparto de la carga entre los distintos miembros de una manera más eficiente, permitiendo planificar con mayor antelación las labores a cubrir.

Este tipo de programas permite autogestionar las vacaciones y las ausencias, proporcionando toda la información horaria de la plantilla de una manera clara y visual, haciendo un balance automático de días libres usados, elaborando un calendario anual de vacaciones y emitiendo notificaciones de manera sistemática para dar aviso de la aprobación o denegación de las solicitudes de vacaciones. Además, cuentan con gestores para organizar y almacenar los justificantes de las ausencias, de modo que el sistema calcula por sí mismo el reparto real de horas de trabajo por trabajador, sin necesidad de realizar cálculos manuales ni almacenar de manera física los justificantes médicos o derivados de ausencias de cualquier otro tipo. Una de las plataformas más valoradas por empresas de impacto nacional e internacional es Bizneo, cuyo software de vacaciones cuenta con amplias opciones de personalización, adaptándose a las políticas de vacaciones y ausencias más concretas y proporcionando las herramientas necesarias para customizar el programa a los protocolos y las necesidades de la empresa. Permite incluir ausencias parciales por horas e introducir los parámetros específicos en caso de adoptar políticas específicas para determinados grupos de trabajo, además de poder ofrecer a los empleados una aplicación con la que emitir ellos mismos las solicitudes de días libres y subir la información requerida por la empresa en caso de haberse ausentado del puesto de trabajo.

Por tanto, el uso de un programa de este tipo es elemental para controlar, de una manera ágil y sencilla, los tiempos de trabajo y las ausencias motivadas por la solicitud de vacaciones o cualquier otra causa, justificada o no, de todo el personal de la empresa, algo que no ocurre utilizando un Excel, que limita sus funcionalidades al cálculo automatizado de horas.

Numerosas ventajas también para los trabajadores

Este tipo de programas no solo ofrecen una serie de ventajas para las empresas a la hora de controlar más eficazmente los horarios del equipo humano, sino que proporcionan una serie de herramientas a los trabajadores para agilizar la burocracia que requiere la solicitud de días libres y la presentación de documentos que justifiquen las ausencias del puesto de trabajo, así como los retrasos.

Toda solicitud se cumplimenta y envía a través de la plataforma de comunicación de Bizneo, que dispone de una interfaz ágil e intuitiva para elaborar solicitudes concisas al equipo de recursos humanos de la empresa, quien emitirá una resolución a través de la misma plataforma. Esto supone un ahorro de tiempo considerable, sobre todo en empresas de gran envergadura, donde cada departamento puede albergar a centenares de empleados y se precisa la máxima agilidad en las comunicaciones.

La publicación de justificantes o documentación de cualquier otro tipo también se realiza de manera telemática. Basta con consultar si existe algún requerimiento previo de la empresa que obligue al trabajador a presentar algún tipo de documentación a través de la plataforma, información que puede consultar de antemano mediante la aplicación móvil. También resulta de gran utilidad el emisor de alertas automatizado, que permite avisar de inmediato tanto al trabajador como al departamento de la empresa correspondiente en todo lo relacionado con la resolución de solicitudes, envío de documentación y cualquier otra comunicación relevante acerca de los horarios y las vacaciones del trabajador.

Acerca de Bizneo

Bizneo es un software de recursos humanos que cuenta con multitud de herramientas de gestión que cuenta con módulos diferenciados para personalizar el programa en base a las necesidades reales y la magnitud de cada empresa. Ofrece aplicaciones específicas para el registro de la jornada, la gestión de ausencias, presentación de justificantes, solicitud de vacaciones, búsqueda de talentos y programación de entrevistas de trabajo, además de simplificar los organigramas de la empresa y automatizar las comunicaciones.